RGPD: Décryptage des nouvelles responsabilités des sociétés

Le Règlement Général sur la Protection des Données (RGPD) est entré en vigueur le 25 mai 2018 et a profondément modifié les obligations des entreprises en matière de protection des données personnelles. Les sociétés disposent désormais de nouvelles responsabilités qu’il est crucial de comprendre et de mettre en œuvre. Cet article analyse ces nouvelles obligations et propose des conseils pour les entreprises afin de se conformer à cette réglementation européenne.

Première partie: Comprendre les nouveaux principes du RGPD

Le RGPD repose sur plusieurs grands principes qui guident les entreprises dans leur gestion des données personnelles:

• La licéité, la loyauté et la transparence: Les entreprises doivent traiter les données personnelles de manière licite, loyale et transparente. Cela implique notamment d’informer clairement les personnes concernées sur l’utilisation qui sera faite de leurs données.
• La limitation des finalités: Les données ne doivent être collectées que pour des finalités déterminées, explicites et légitimes, et ne pas être traitées ultérieurement de manière incompatible avec ces finalités.
• L’exactitude: Les informations collectées doivent être exactes et mises à jour régulièrement. Les entreprises ont l’obligation de rectifier ou supprimer sans tarder les données inexactes.
• La minimisation des données: Seules les données strictement nécessaires à la réalisation des finalités poursuivies doivent être collectées.
• La limitation de la conservation: Les données doivent être conservées pendant une durée limitée, proportionnelle à la réalisation des finalités pour lesquelles elles ont été collectées.
• La sécurité et la confidentialité: Les entreprises doivent mettre en place des mesures techniques et organisationnelles appropriées pour garantir un niveau de sécurité adapté au risque présenté par le traitement des données personnelles.

Deuxième partie: Les nouvelles responsabilités des sociétés

Le RGPD impose aux entreprises plusieurs obligations qui visent à renforcer la protection des données personnelles:

• La désignation d’un délégué à la protection des données (DPO): Certaines entreprises ont l’obligation de nommer un DPO, dont le rôle est de veiller au respect du RGPD au sein de l’organisation et d’être le point de contact avec les autorités de contrôle. Le DPO doit disposer de compétences spécifiques en matière de protection des données et être indépendant dans l’exercice de ses missions.
• La tenue d’un registre des traitements: Les entreprises doivent tenir un registre détaillé des traitements qu’elles effectuent sur les données personnelles, afin de pouvoir prouver leur conformité en cas de contrôle. Ce registre doit notamment contenir les finalités du traitement, les catégories de données concernées, les destinataires ou les délais prévus pour l’effacement des données.
• La réalisation d’une analyse d’impact sur la vie privée (AIPD): Les entreprises doivent effectuer une AIPD pour certains traitements de données présentant des risques élevés pour les droits et libertés des individus. L’AIPD permet d’identifier les mesures appropriées pour limiter ces risques.
• La notification des violations de données: En cas de violation de données personnelles, les entreprises doivent informer l’autorité de contrôle compétente dans un délai de 72 heures après en avoir pris connaissance, sauf si la violation est peu susceptible d’engendrer un risque pour les droits et libertés des personnes concernées. Les personnes concernées doivent également être informées sans retard injustifié si la violation présente un risque élevé pour leurs droits et libertés.
• Le respect du principe de responsabilité (accountability): Les entreprises doivent être en mesure de démontrer leur conformité au RGPD à tout moment, en mettant en place une gouvernance adéquate et en documentant leurs actions relatives à la protection des données personnelles.

Troisième partie: Conseils pour assurer la conformité au RGPD

Pour se conformer au RGPD, les entreprises peuvent suivre ces recommandations:

• Mettre en place une politique interne de protection des données personnelles, comprenant notamment la formation du personnel, l’établissement de procédures internes et le recours à des outils informatiques adaptés.
• Procéder régulièrement à des audits internes ou externes pour vérifier le respect du RGPD et identifier les axes d’amélioration.
• Privilégier une approche « privacy by design », consistant à intégrer la protection des données personnelles dès la conception des produits, services ou systèmes.
• Collaborer étroitement avec les sous-traitants et partenaires commerciaux pour s’assurer de leur conformité au RGPD, notamment en signant des contrats spécifiques encadrant l’utilisation des données personnelles.
• En cas de doute ou de difficulté, consulter un avocat spécialisé en protection des données pour obtenir des conseils adaptés à la situation.

Le respect du RGPD est désormais incontournable pour les entreprises qui traitent des données personnelles. En comprenant les nouvelles responsabilités qui leur incombent et en mettant en place les mesures appropriées, les sociétés peuvent assurer leur conformité et renforcer la confiance de leurs clients, partenaires et employés en matière de protection de la vie privée.